日経ウーマノミクスプロジェクト

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ジブ研セミナーリポート

テーマ:手帳のプロが教える! 効率よく働くための手帳活用術

無理せず続けて、日々の達成感得る

 新年度に入り、これまでとは違う職場に飛び込んだ人も多いのではないでしょうか。環境が変わると、仕事のやり方が違うなんてことにも直面します。効率的に進めて、ビジネスもプライベートも充実させるには、スケジュールや課題の管理が大事。そこで日経ウーマノミクス・プロジェクト実行委員会は4月18日、西武池袋本店(東京・豊島)で「手帳のプロが教える! 効率よく働くための手帳活用術」と題した「ウマノミゼミナール特別編ジブンらしさ研究セミナー」を開催しました。手帳を使いこなし、日々のタスクをこなすヒントを、日本能率協会マネジメントセンターの出畑陽子さんが紹介しました。

開く回数多い人ほど、生活充実

 手帳のプロである出畑さんは冒頭、スケジュール管理のために最も利用されているのは紙の手帳だと紹介しました。利用者の主力は女性で、特に18~24歳の人がよく手にしているとか。「手帳を開く回数が多いほど、今の生活が充実していると感じている人の割合が高くなっています」

 1カ月の予定を見開きで見られる「マンスリー」タイプ、比較的フリースペースが多く、自由な使い方ができる「レフト」タイプ、空き時間がひと目で分かり、分刻みのスケジュール管理に適した「バーチカル」タイプ、自分と家族の予定がすべて網羅でき、一言日記や献立なども工夫次第で記録できる「ファミリー」タイプ――。手帳の種類は多く、どれにするか迷うこともありますよね。

 大きさで最近人気があるのは単行本でよく使われているB6サイズだそうです。出畑さんは選ぶ際のポイントとして、「何を書きたいか思い浮かべてみましょう」と助言します。異動したのなら、職場の先輩に聞いてみるのもいい方法。大きな販売店では一年中手帳が買えるところも多いので、「合わなければ思い切って違うタイプに切り替えてみてはどうでしょう」。どのタイプでも、土日の欄を使わないのであれば、そこもフリースペースと捉え、メモや目標、タスク、振り返りなどを記入すると、自分らしい一冊になるそうです。

自分なりのルール決めて記入

 使い方では、色分けをしたり、記号やマーカーを使ったり、スタンプなどをおしたり、自分なりのルールを決めることからスタートします。仮の予定は付箋に記入する、飲み会や休日は優先してほかの予定をブロックする、子どもの学校行事も含めてすべて一冊に集約するといった工夫が紹介されました。チャームやシールで飾ると、より愛着が湧きますね。

 だからといって、「ルールを厳守しよう、少しでも書き込もう、書いたことはすべてやり遂げようと思いつめる必要はありません」と出畑さん。大切なのは楽しく手帳を使いながら、効率よく業務を進めることです。空欄が多くても構いません。なにもしないと決めたら「なにもしない」と書いておきましょう。

 ちょっとしたことでも、あらかじめ決めて手帳に記入し実行すれば、達成感が生まれます。「小さな約束を守って自分を褒めてあげれば、明日もがんばろうと思えます」(出畑さん)。手帳は等身大の自分を映す鏡であり、パートナーにもなる。積み重ねれば人生そのものを表してくれる。出畑さんは手帳にしかない魅力をこうまとめました。

 「職場復帰に際し、子ども2人が別の場所で保育になり、スケジュール管理に悩んでいたので、とても参考になりました」(30代・会社員)、「がんばりすぎて続かないタイプだったので、無理をしないでいいというのが印象に残りました」(40代・会社員)。参加者からはそれぞれの手帳の使い方にあわせた発見があり有意義だった、という声が聞かれました。

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